Der Zutritt zu der Messe und der Abendveranstaltung von "Flotte! Der Branchentreff" ist nur namentlich registrierten Besuchern gestattet, die sich vorher schriftlich oder online angemeldet haben und von der Flotte Medien GmbH eine entsprechende Bestätigung beziehungsweise Einlassticket erhalten haben. Die Flotte Medien GmbH behält sich vor, Besucheranmeldungen nicht zu bestätigen, insbesondere dann, wenn der Besucher nicht zu der Zielgruppe der Veranstaltung passt. Ein Rechtsanspruch auf Einlass besteht nicht, eine Ablehnung führt zu keinerlei Schadenersatzansprüchen des Anmelders. Die Einlasstickets werden nach Bestätigung und Zahlungseingang versandt. Bei Anmeldung bis 2 Wochen vor der Veranstaltung liegen die Tickets am Veranstaltungsort zur Abholung bereit. Anmeldungen können bis zum 31.01.2025 gegen eine Bearbeitungsgebühr von 20 Euro jederzeit storniert werden. Nach dem 31.01.2025 fällt auch bei Stornierungen der komplette Betrag als Stornogebühr an, dies gilt auch bei Nichtanreise. Der Besucher ist bei Nichtanreise berechtigt, eine Ersatzperson zu benennen. Über die Annahme entscheidet Flotte Medien GmbH.
Flotte speichert die Anmeldungen und sämtliche damit zusammenhängende Daten und Angaben elektronisch und gibt diese im Rahmen der Messe -gegebenenfalls auch elektronisch – an dritte Vertragspartner weiter. Daneben verarbeitet Flotte Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Statistik und der Marktforschung für eigene Zwecke. Durch die Auswertung dieser Daten will Flotte Erkenntnisse gewinnen, die helfen, die Fachmesse auch weiterhin zu verbessern, die Organisation auf Ihre Wünsche und Anforderungen anzupassen und das Rahmenprogramm interessant und relevant für die Besucher zu halten.
Datenverarbeitung zum Zwecke der Organisation und Durchführung der Fachmesse und Weitergabe an Aussteller
Flotte erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Organisation und Durchführung der Fachmesse "Flotte! Der Branchentreff" erforderlich ist. Hierbei handelt es sich insbesondere um Ihren Namen, Unternehmenszugehörigkeit (Firma) und die Adressdaten, um sicherstellen zu können, dass nur registrierte Teilnehmer eingelassen werden und dass es sich auch tatsächlich um Fachbesucher handelt. Zu diesem Zweck erhalten Sie einen Besucherausweis mit einem QR-Code, der Ihre Teilnehmerdaten (ggf. Titel, Vorname, Nachname, Firma) enthält. Ihr Besucherausweis wird jeweils beim Eintritt in die Messehallen gescannt. Ihre E-Mail-Adresse nutzen wir, um die Anmeldebestätigung zu versenden und, um Sie im Vorfeld über die Messe (Termine, Örtlichkeit, Anfahrt, Programm etc.) zu informieren bzw. im Nachgang auf weitere Termine und die folgenden Messeveranstaltungen hinzuweisen. Die Listen aller Teilnehmer der Fachmesse werden von uns allen Ausstellern der Messe sichtbar gemacht. Die Besucherdaten (Name, Firma, Fuhrparkgröße) sind online auf der Plattform www.derbranchentreff.de für die Aussteller sichtbar; dies dient u.a. der Kontakt- und Terminvereinbarung über unsere online-Plattform und der FLOTTE! APP. Eine Weitergabe der E-Mail-Adresse erfolgt hierbei ausdrücklich nicht. Die Aussteller verarbeiten die Daten zu eigenen Zwecken weiter, insbesondere zum Zwecke der Statistik, der Marktforschung, aber auch der Werbung und des Marketing.
Im Rahmen der Fachmesse "Flotte! Der Branchentreff" findet üblicherweise ein Austausch von Visitenkarten und sonstigen Kontaktinformationen unter den Messebesuchern und Ausstellern statt. Dieser Kontaktaustausch ist ausdrücklich erwünscht, führt aber nicht zu einer Datenverarbeitung durch Flotte. Der Veranstalter weist darauf hin, dass vor und während der Veranstaltung „Flotte! Der Branchentreff“ innerhalb der Messehalle und des gesamten Messebereiches fotografiert und gefilmt wird. Es werden Film-, Video- und Bildaufnahmen insbesondere der Messestände und der Gemeinschaftsflächen inklusive der ggf. darauf befindlichen Personen (Mitarbeiter des Ausstellers / Standpersonal, Besucher) gefertigt und im Nachgang verwertet werden; das gilt auch für Unteraussteller.
Verwendungszwecke der Film-, Video- und Bildaufnahmen sind die (Eigen-)werbung für zukünftige Veranstaltungen, die Selbstdarstellung des Veranstalters und die Darstellung der Veranstaltung in Sozialen Medien (z.B. Facebook, Twitter, XING, LinkedIN, Google+), Pressemeldungen, Presseberichterstattungen, Interviews, Zeitschriftenveröffentlichungen und anderen Druckprodukten im Zusammenhang mit der Veranstaltung „Flotte! Der Branchentreff“. Die Fotografien bezwecken in keinem Fall die identifizierbare fokussierte Darstellung einer einzelnen Person, sondern stets die Ermöglichung von Eindrücken der Messe insgesamt. Der Besucher erteilt sein Einverständnis hierzu mit dem Betreten der Ausstellungshallen durch Vorzeigen der Eintrittsberechtigung unwiderruflich; das Einverständnis ist unbegrenzt gültig.
Muss die Veranstaltung auf Grund von nicht von Flotte zu vertretenen oder sonstigen Umständen abgesagt werden, entfällt der Anspruch von Flotte auf Teilnahmegebühr. Ist diese bereits gezahlt, wird sie ohne Abzüge zurückerstattet. Weitere Ansprüche des Besuchers gleich welcher Art sind ausgeschlossen. Entfällt oder verzögert die bereits begonnene Veranstaltung auf Grund höherer Gewalt oder muss diese abgebrochen werden, hat der Besucher keinen Anspruch auf Rückzahlung der Teilnahmegebühr. Auch weitere Ansprüche des Besuchers gleich welcher Art sind ausgeschlossen. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Der Gerichtsstand ist Bonn.
Der Besucher ist nicht berechtigt, Werbematerialien zur Auslage zu bringen, dies gilt insbesondere für den Catering- und Netzwerkbereich, Toilettenanlagen und sonstige öffentliche Bereiche. Sofern der Dienstleister Streuwerbung auslegt, wird hierfür eine Gebühr für die unberechtigte Nutzung der Räumlichkeiten sowie der Entsorgung in Höhe von 3.000 Euro netto im Nachgang berechnet.
